Po zalogowaniu się w serwisie Workspace możemy wgrać swoje dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne czy nawet prezentacje. Dzięki temu będziemy mieć do nich dostęp wszędzie tam, gdzie znajdziemy komputer z dostępem do internetu. Co więcej, możemy udostępniać je znajomym z pomocą funkcji share - do nas należy też wybór tego, czy zezwolimy im na edytowanie udostępnionych dokumentów, czy tylko na ich przeglądanie.
Niestety, produkt Microsoftu jest bardzo mało funkcjonalny. Na przykład dokumentów nie można edytować wprost z okna przeglądarki internetowej, ale trzeba otwierać je w tradycyjnej aplikacji zainstalowanej na komputerze. W przeglądarce można sporządzać tylko proste notatki.
Takich problemów nie stwarzają konkurencyjne serwisy, np. Google Spreadsheets. Swego czasu sporo mówiono o tym, że ma on zagrozić popularności słynnego programu Office’a. Jest bowiem darmowy i pozwala na wykonywanie najprostszych zadań, do których zwykle wykorzystują użytkownicy pakiety biurowe, czyli pisania, tworzenia prostych arkuszy kalkulacyjnych czy prezentacji.
Pliki można przyporządkować do katalogów. Podobnie jak u konkurenta i tu możemy zaimportować istniejące już dokumenty, z tą różnicą jednak, że da się je później edytować w przeglądarce. Oczywiście nie mamy tutaj tylu funkcji co nawet w starszych wersjach Office’a, ale w większości przypadków nie są one potrzebne. Tu także dostępna jest funkcja dzielenia się plikami z innymi, wystarczy podać adres e-mail osoby, która ma uzyskać dostęp do dokumentu.
Przydatna jest zakładka pozwalająca na przejrzenie tego, kto i jakich zmian dokonał w tekście. Spreadsheets został zintegrowany z innymi usługami Google, co jest dużą zaletą dla osób korzystających choćby z poczty Gmail. Dokumenty możemy wysłać wprost z okna edycji, nie musimy też drugi raz się rejestrować. Spreadsheets ma jednak problemy z bardziej skomplikowanymi dokumentami, np. zawierającymi dużo ramek. Pod tym względem dużo lepszy jest produkt niewielkiej firmy Zoho (www.zoho.com).
Bez trudu radzi sobie nawet ze złożonymi dokumentami. Oferuje też znacznie bardziej rozbudowane możliwości edycji, zdecydowanie zbliżając się do poziomu reprezentowanego przez programy instalowane na komputerze. Pozwala np. na podejrzenie dokumentu przed wydrukiem w takiej formie, w jakiej opuści drukarkę, czy otworzenie kilku dokumentów na zakładkach, co bardzo ułatwia pracę. Oczywiście, drukowanie można zainicjować wprost z przeglądarki. Zoho ma jedną bardzo istotną zaletę w stosunku do większości programów instalowanych na komputerze - podobnie jak wymienione wyżej usługi jest darmowy. Niestety w przeciwieństwie do Google’a nie obsługuje prezentacji ani arkuszy kalkulacyjnych.
Na tym tle nowa usługa Microsoftu wypada bardzo blado. Trzeba jednak mieć na uwadze, że jest ona wciąż w wersji beta, podobnie zresztą jak większość konkurentów. Po działaniach giganta można się domyślać, że zamierza on dalej udoskonalać swój produkt. W tym celu chce zachęcić jak największą liczbę użytkowników do jego testowania. By mieć pewność, że chętnych nie zabraknie, zamierza nagradzać testerów ze Stanów Zjednoczonych cennymi nagrodami takimi jak konsole do gier Xbox. Do 11 maja 2008 r. zamierza rozdać ich aż 30 tys., w tym nagrodę główną w postaci 100 tys. dolarów.
